6 grote verbeteringen van de nieuwe website

VOOR ORGANISATOREN

1. Contact opnemen met auteurs

Heb je op auteurslezingen.be een auteur, illustrator, vertaler, striptekenaar of performancedichter gevonden die je wilt uitnodigen voor een lezing? Dan kun je die vanaf nu contacteren via het contactformulier onderaan elk auteursprofiel.

• Je vindt alle auteursprofielen door bovenaan op de website te klikken op ‘zoek een auteur’.
• Heb je een account op de website? Dan kun je de berichten die je via een contactformulier hebt verstuurd opnieuw raadplegen als je bent ingelogd. Ook auteurs vinden de berichten die ze via contactformulieren hebben ontvangen terug in hun account.
• Elke auteur op de website kan per jaar maximaal 15 lezingen met korting geven. Als organisator kun je ook maximaal 15 keer per jaar een korting aanvragen. Vraag dus steeds aan auteurs of er voor hun lezingen nog korting mogelijk is en maak vervolgens de nodige praktische, financiële en inhoudelijke afspraken.
• Als alles geregeld is, vraag dan als organisator op tijd je subsidiekorting aan via de website, dat wil zeggen minstens één maand voor de lezing. Een bericht versturen via het contactformulier onderaan een auteursprofiel is niet hetzelfde als een aanvraag voor subsidiekorting indienen.

2. Korting aanvragen

Nadat je de auteur hebt gecontacteerd en de nodige afspraken hebt gemaakt, kun je als organisator de aanvraag voor korting indienen via de pagina ‘hoe vraag je korting aan’. Op die pagina wordt alles stap voor stap uitgelegd.

De belangrijkste verbetering in de aanvraagprocedure is dat je nu in één aanvraag meerdere lezingen (met of zonder korting) kunt bundelen, op voorwaarde dat:

• alle lezingen in de aanvraag worden gegeven door dezelfde auteur;
• alle lezingen in de aanvraag plaatsvinden in dezelfde week;
• je aanduidt voor welke lezingen je korting aanvraagt en voor welke niet, maar hou er rekening mee dat je per aanvraag voor minstens één lezing korting moet aanvragen.

Als team auteurslezingen opmerkt dat er toch verschillende aanvragen werden ingediend voor lezingen die eigenlijk gebundeld hadden kunnen worden in één aanvraag, zetten ze dat waar nodig zelf recht. Dat betekent dat er soms een aanvraag de status ‘geannuleerd’ krijgt, omdat de lezing uit die aanvraag wordt overgezet naar een andere aanvraag.

Na afloop van de lezing betaalt team auteurslezingen het volledige bedrag voor alle lezingen uit de aanvraag (met en zonder korting) aan de auteur uit. Als organisator ontvang je een betaalverzoek van Literatuur Vlaanderen waarin de toegekende subsidiekorting(en) worden verrekend.

VOOR AUTEURS

3. Aanpassing auteursprofiel

Op de nieuwe website kun je maximaal drie titels uitlichten in je profiel. Zo willen we vermijden dat organisatoren door lange lijsten en opsommingen moeten scrollen en het overzicht verliezen. Met drie boeken in je profiel kun je enkele titels in de kijker zetten zonder dat organisatoren overvallen worden door een overdaad aan boeken. Organisatoren kunnen bovenaan elk auteursprofiel ook doorklikken naar jouw website of kunnen terecht in databanken als bibliotheek.be, waar ze een volledige bibliografie kunnen terugvinden.

Je kunt de informatie in je profiel vanaf nu niet meer direct aanpassen op de site. Staat er iets in je profiel dat niet (meer) klopt of moet er iets toegevoegd worden? Geef dan de gewenste wijzigingen door via ‘account aanpassen’ en we brengen het voor jou in orde. Waarom werken we zo?

• Als auteur lever je altijd zelf een tekst aan die wij nakijken op spellingsfouten. Je eigen stijl en stem blijven behouden, maar we zorgen er bijvoorbeeld voor dat titels op dezelfde manier geschreven worden (tussen enkele aanhalingstekens en niet cursief) en dat alles vanuit de derde persoon enkelvoud geschreven wordt.
• Door zo veel mogelijk eenheid te creëren in de lengte van de teksten en door te checken dat de informatie juist wordt weergegeven, zorgen we voor een website die aantrekkelijk is voor organisatoren en hen stimuleert om lezingen te organiseren.

4. Controle van de aanvraag vóór de lezing

Klopt er iets niet in een aanvraag? Je kunt de aanvraag dan niet meer afkeuren zoals op de oude website, maar noteert je opmerkingen of de gewenste aanpassingen in het notitieveld van de aanvraag. De organisator en team auteurslezingen ontvangen daarover een melding. Zo communiceren we op een transparante manier met alle partijen over wijzigingen en annuleringen. Gaat het om complexe aanpassingen of heb je vragen? Bel dan naar 03 270 31 60 of mail naar info@auteurslezingen.be.

5. Extra controle na de lezing

Tot voor kort was het voor auteurs niet verplicht om na afloop van de lezing nogmaals de financiële afspraken te controleren of om een verslag in te vullen. Daardoor was de organisator vaak de enige partij die nog een laatste blik wierp op de financiële afspraken. Ontbrekende vervoersonkosten of last-minute gewijzigde tarieven bleven daardoor vaak onopgemerkt en dat zorgde voor fouten in uitbetalingen aan auteurs. Op de nieuwe website vragen we daarom ook aan auteurs om de financiële afspraken na afloop van de lezing nog een laatste keer te bevestigen via het vinkje onderaan de lezing. Op die manier zijn alle partijen – de organisator, de auteur én team auteurslezingen – er zeker van dat de juiste bedragen worden overgemaakt en afgerekend.

Het invullen van een kort verslag is in deze stap ook mogelijk maar niet verplicht.

6. Betalingen

Op de nieuwe website kun je als auteur kiezen tussen drie verschillende manieren om door Literatuur Vlaanderen te worden uitbetaald. Dat is afhankelijk van jouw persoonlijke situatie.

1. Je hebt geen onderneming en werkt niet samen met een sociaal bureau of interimkantoor. Je ontvangt de betaling van je lezingen rechtstreeks op je persoonlijke rekeningnummer.
2. Je hebt een onderneming en houdt rekening met volgende richtlijnen:

• Je maakt een factuur op per aanvraag met daarin de financiële afspraken voor alle lezingen die in de aanvraag werden opgenomen (met én zonder korting).
• Je richt de factuur aan de organisator van de lezing. Dat betekent niet dat je de factuur ook aan de organisator moet bezorgen, het gaat alleen om het vermelden van de facturatiegegevens van de organisator in het document. Weet je niet zeker wat de juiste facturatiegegevens zijn? Vraag dat voor de zekerheid dan nog even na bij team auteurslezingen.
• Na afloop van de lezing(en) laad je je factuur op in de aanvraag. Team auteurslezingen zorgt voor de uitbetaling en controleert jouw factuur aan de hand van de financiële afspraken in de aanvraag.

3. Je werkt samen met een sociaal bureau of interimkantoor, dat team auteurslezingen een factuur bezorgt voor je lezingen. Je hoeft die factuur niet zelf op te laden in de aanvraag. Als je je prestaties doorgeeft aan je sociaal bureau of interimkantoor, zorg er dan voor dat je de lezingen voor verschillende organisatoren uit elkaar houdt. Op die manier ontvangt team auteurslezingen van jouw bureau telkens een factuur per organisator waarvoor je lezingen hebt gegeven. Kosten voor lezingen voor andere organisatoren mogen daar niet opstaan.

Weet je niet zeker op welke manier je momenteel voor je lezingen wordt uitbetaald? Die informatie vind je in je account als je als auteur bent ingelogd op auteurslezingen.be. Klik bovenaan op ‘account aanpassen’ en bekijk het stukje ‘hoe wil je betaald worden?’. Wijzigt er iets aan jouw situatie of wil je op een andere manier worden uitbetaald? Neem dan contact op met team auteurslezingen en we brengen het voor jou in orde.